○本巣市住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領

平成18年10月31日

訓令甲第31号

本巣市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領(平成16年本巣市訓令甲第6号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この訓令は、住民票の写し等の交付(以下「写し等の交付」という。)及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「住民基本台帳の閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、プライバシーの保護等を図るとともに適切円滑な事務処理に資することを目的とする。

(住民基本台帳の閲覧の請求)

第2条 住民基本台帳の閲覧の請求については、事前に住民基本台帳の一部の写しの閲覧申請書兼誓約書(様式第1号)を提出させるものとする。

2 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条の2に基づく請求の場合は、前項の申請書兼誓約書及び法人資料並びにプライバシーポリシーを提出させるものとする。

(請求理由の確認)

第3条 申請書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には、必要に応じ請求者に質問をし、その内容につき確認するものとする。

(確認内容の補記)

第4条 前条の確認をしたときは、その確認内容及び方法を申請書兼誓約書の余白に記載するものとする。

(住民基本台帳の閲覧の請求に応じない場合)

第5条 住民基本台帳の閲覧の請求があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求に応じないものとする。

(1) 執務に支障があると認められるとき。

(2) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又は損傷したとき。

(3) 住民基本台帳の閲覧の請求者が手数料を納付しないとき。

(4) 多数の者が一時に住民基本台帳の閲覧を請求し、その使用が競合したとき。

(5) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。

(法第11条の2第1項第3号に規定するその他特別の事情)

第6条 法第11条の2第1項第3号に規定するその他特別の事情は、次の各号に掲げる事情がある場合とする。

(1) マンションの管理組合が管理事務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要があって、他に手段がない場合

(2) 間違った郵便が配達されるとの事情がある場合に、自らの住所に勝手に住所をおいている者がいないかどうか確認したいとの申出があった場合

(3) 前各号に類する特別の事情があると市長が認める場合

(請求内容の審議)

第7条 第4条及び第5条について質疑が生じた場合は、住民基本台帳の閲覧の内容を審議し、後日結果を通知することとする。

(消除された住民基本台帳の閲覧)

第8条 削除された住民基本台帳の閲覧は、原則として応じないものとする。

(閲覧者の本人確認)

第9条 閲覧のため来庁した者の本人確認を行うため、官公署の発行した免許証、許可証又は身分証明書であって本人の写真を貼付した書類を提示させるものとする。ただし、上記の書類を持参していない場合は、当該閲覧者に対して文書で照会し、その回答書及び氏名の記載された、市長が適当と認める書類を持参させるものとする。

(閲覧者の公表)

第10条 法第11条第3項並びに第11条の2第12項による住民基本台帳の閲覧の状況の公表は、少なくとも年一回公示にて行うものとする。

(写し等の交付の請求)

第11条 写し等の交付の請求については、住民票等交付申請書(様式第2号)を提出させるものとする。

(写し等の交付の請求の請求理由の確認)

第12条 申請書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には、必要に応じ請求者に質問をし、その内容につき確認するものとする。

2 申請書の請求理由欄に戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第11条第2号及び第3号に掲げる者の職務上の請求であることが記載されているときにおいては、その内容をさらに具体的に明らかにさせることは要さないものとする。

(確認内容の補記)

第13条 前条の確認をしたときは、その確認内容及び方法を申請書の余白に記載するものとする。

(写し等の交付の請求に応じない場合)

第14条 写し等の交付の請求があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求に応じないものとする。

(1) 当該請求が、不当な目的によることが明らかなとき。

(2) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又は損傷したとき。

(3) 写し等の交付の請求者が手数料を納付しないとき。

(4) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。

(郵便又は電話による写し等の交付の請求についての取扱い)

第15条 郵便による写し等の交付の請求があった場合においては、原則として第11条から前条までに準じて取り扱うものとする。

2 電話による住民票の記載事項に関する照会については、原則として応じないものとする。

(消除された写し等の交付)

第16条 消除された写し等の交付の請求があった場合においては、第11条から前条までに準じて取り扱うものとする。

附 則

この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令甲第18号)

(施行期日)

1 この訓令は、公表の日から施行し、平成27年10月5日から適用する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の様式により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなすことができる。

3 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の調整を加え、なお使用することができる。

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本巣市住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領

平成18年10月31日 訓令甲第31号

(平成27年12月28日施行)