○本巣市水道事業文書規程

平成16年2月1日

企業管理規程第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めがある場合を除くほか、水道事業の職員が文書事務を適正かつ能率的に処理するために必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書とは、上下水道課において取り扱う書類及び各種記録(印刷物、図表、図画等をいう。)並びにその他の資料をいう。

(2) 課とは、本巣市水道事業組織規程(平成16年本巣市企業管理規程第1号)第2条に規定する上下水道課をいう。

(課長の職務)

第3条 上下水道課長(以下「課長」という。)は、課の文書事務の処理状況を管理し、改善を図るとともに、文書事務が的確に処理されるよう指導しなければならない。

2 課長は、課における文書事務を統轄し、文書事務が常に適正円滑に処理されるよう留意するとともに、処理の促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 課の文書事務を的確に処理するため、課に文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第5条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号。以下「法」という。)第10条の規定に基づき制定するもの

(2) 告示 法の規定又は権限に基づいて、処分又は決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの

(3) 令達文書

 訓令 水道事業の管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)が部内及び所属の機関又は職員に対して命令するもの

 内訓 管理者が部内及び所属の機関又は職員に対して命令するもので、秘密に属するもの

 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの

 指令 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対して許可、認可、免許等の行政行為を行う場合に発するもの

(4) 一般文書

 往復文書 照会、回答、通知、依頼、報告、届、願、申請等

 部内文書 復命書、上申、内申、事務引継書、辞令、届、願、申請、始末書、てん末書等

 その他の文書 儀礼文書、契約書、証明書、争訟に関する文書等

2 前項に掲げる文書のうち、管理規程、告示及び訓令は、本巣市水道事業公告式規程(平成16年本巣市企業管理規程第2号)第2条の規定により、公布又は公示しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第6条 次に掲げる文書には、「本巣市」を冠し、文書の区分に従い、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1) 管理規程、告示、訓令及び内訓の記号は、その文書の区分に従い、「企業管理規程」、「企業告示」、「企業訓令」及び「企業内訓」とし、番号は、課においてその文書の種別ごとに例規文書件名簿により、一連番号を付けるものとする。

(2) 達及び指令の記号は、その文書の区分に従い、「達」及び「指令」の文字の次に課名の頭文字を付けたものとし、番号は、それぞれ課の令達文書件名簿により、一連番号を付けるものとする。

(3) 一般文書のうち往復文書の記号は、課名の頭文字とし、番号は、それぞれ課の文書件名簿により収発一連番号を付けるものとする。ただし、証明に関する文書の記号については、「証明」の文字の次に課名の記号を付けるものとする。

(4) 上下水道課名の頭文字は、「本水」とする。

(文書の収受及び配布)

第7条 到達した文書は、次の方法により課において処理しなければならない。

(1) 到達した文書は、親展文書を除くほかすべてこれを開封し課に配布しなければならない。ただし、重要で異例と認められる文書は、課長の査閲を受け、処理方法等の指示を得て課において処理するものとする。

(2) 親展文書を収受したときは、親展文書収受簿に記録し、文書受領者の受領印を徴してこれを交付しなければならない。

(3) 現金、金券、有価証券及びその他の物品を添えた文書を収受したときは、金品収受簿に記録認印し、企業出納員に交付し、受領印を徴しなければならない。

(4) 郵便料の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署に係るもの又は公務と認めるものに限りその未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(文書の処理)

第8条 文書の配布を受けた文書取扱主任は、次に定めるところによりこれを処理しなければならない。

(1) 配布された文書は、文書件名簿に所定事項を記載するとともに、文書の上部余白に受付印を押し、受付年月日及び番号を記入し、課長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なもの及び定例的なものについては、文書件名簿等の登載を省略することができる。

(2) 他の部課に関係のある文書については、その課の文書取扱主任と協議し、処理促進のために必要な措置を講じなければならない。

(3) 前2号において処理する文書(別に課長が指定する文書を除く。)については、公文書開示処理票に必要な事項を記入しそれを添付しなければならない。

2 課長は、閲覧した文書で、自ら処理するもののほかは、処理方針及び処理期間を指示し、部長を経て逐次担当者に交付し、かつ、文書件名簿に認印を押印させなければならない。

3 親展文書を受領した者は、当該文書を開封した結果それが第1項各号に定める手続を要すると認められるときは、速やかに文書取扱主任に返付して必要な手続を受けなければならない。

(文書の起案)

第9条 文書の起案は、起案用紙によらなければならない。ただし、軽易なものは文書の余白又は付せん紙を用いて処理することができる。

2 他の部課の合議を要する文書は、あらかじめ関係課と十分協議の上、起案しなければならない。

3 起案文書には、その内容に応じ、起案の理由、事件の経過、処理方針等を記載し、根拠法令又は前例及びその他参考事項を付記し、又は参考資料を添付する等、上司の意思決定に必要な事項を具備しなければならない。

(決裁区分)

第10条 決裁は、管理者が行う。ただし、本巣市水道事業事務決裁規程(平成16年本巣市企業管理規程第8号。以下「決裁規程」という。)に定められた区分により部長及び課長が専決することができる。

(決裁の回議)

第11条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次上司の承認を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。この場合において、決裁を受ける前に文書取扱主任に回議しなければならない。

2 文書取扱主任は、文書が適正に処理施行されるよう、内容等について審査しなければならない。

3 決裁者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに意思の決定をしなければならない。

(代決)

第12条 事務の促進を図るため、決裁権者が不在の場合で、かつ、急施を要すると認めた文書については、決裁規程の規定に基づき定められた者が代決することができる。

2 事務の代決を行った者は、代決した事項について必要があると認めるときは、速やかに決裁権者にその旨を報告し、又は自ら後閲に供し、若しくは当該文書の起案者に対し後閲に供するよう指示しなければならない。ただし、あらかじめ決裁権者から報告又は後閲を要しない旨の指示を受けた場合は、この限りでない。

(合議)

第13条 他の部課に合議を要する文書は、合議順序を記載しこれを送付しなければならない。

(重要文書等の持ち回り)

第14条 次に掲げる文書の決裁を受けようとするときは、起案者又は内容を説明できる職員が持ち回りしなければならない。

(1) 重要で異例なもの

(2) 秘密を要するもの

(3) 緊急を要するもの

(4) 説明を要するもの

(文書の浄書及び印刷)

第15条 文書の浄書及び印刷は、課において処理するものとする。

(公印)

第16条 施行する文書のうち公印を必要とする文書には、本巣市水道事業公印規程(平成16年本巣市企業管理規程第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印の押印を省略することができる。

2 特に重要な文書には、起案文書と契印しなければならない。

(文書の発送)

第17条 文書の発送は、原則として郵送の方法により行う。

(市長部局の例)

第18条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。

(補則)

第19条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成16年2月1日から施行する。

附 則(平成22年企管規程第3号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成28年企管規程第5号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

本巣市水道事業文書規程

平成16年2月1日 企業管理規程第3号

(平成28年4月1日施行)