○本巣市戸籍情報に係るデータ保護管理要綱

平成16年2月1日

訓令甲第7号

(目的)

第1条 この訓令は、本巣市役所真正分庁、根尾総合支所、本巣支所及び糸貫支所(以下「真正分庁等」という。)における戸籍情報管理システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報管理システム(以下「戸籍システム」という。) 真正分庁等に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント 戸籍システム設計書、同プログラム説明書、同操作説明書その他戸籍システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の合理化及び効率化を図るように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の的確な保護管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民環境部市民課長及び総務部総務課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、定期的又は随時、磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。

3 保護管理者は、点検業務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。

4 保護管理者は、戸籍システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

5 保護管理者は、戸籍システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。

(戸籍システム端末機取扱責任者)

第6条 保護管理者は、戸籍システム端末機の適正な管理をするため、戸籍システム端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民環境部市民課市民係長、根尾総合支所総務産業課総務係長、本巣支所地域調整課地域調整係長、糸貫支所地域調整課地域調整係長及び真正支所地域調整課地域調整係長をもって充てる。

(戸籍データ保護の措置)

第7条 保護管理者は、戸籍データの変更、漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍システムの処理が可能な端末装置は、関係者以外の者からは内容が読みとられない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 入出力された戸籍データは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却又は裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。

5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全の確保を図り、台帳を備え、これに作成期日等必要な事項を記録する。

(2) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分する。

(ドキュメントの管理)

第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持出し又は複写若しくは廃棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍システムの事務を取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)を定め、取扱責任者及び取扱職員の業務処理範囲を設定し、個別に入出力を制御するパスワード(以下「パスワード」という。)を付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを取扱責任者及び取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 保護管理者、取扱責任者及び取扱職員(以下「保護管理者等」という。)は、パスワードを業務の目的を超えて使用してはならない。

5 保護管理者等は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍システムの運用状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍システムの運用に関すること。

(戸籍システム端末機の操作)

第13条 戸籍システム端末機の操作は、保護管理者等でなければ使用することができない。

2 戸籍システム端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、戸籍に関するデータ(戸籍の見出しに関するデータを含む。)を戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍システム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施する。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適正な管理を維持するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、開催する。

3 会議は、保護管理者等及び関係課の職員をもって組織し、市長が任命する。

4 会議の庶務は、市民環境部市民課市民係において処理する。

附 則

この訓令は、平成16年2月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令甲第4号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令甲第12号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令甲第19号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。ただし、第4条及び別表の改正規定は、平成20年4月1日から適用する。

附 則(平成22年訓令甲第6号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令甲第8号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令甲第8号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

別表(第14条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

機器及びソフト等

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍システムサーバー

保護管理者(総務課長)

電算室に設置

電算室に設置。総務部総務課長がその鍵を管理する。サーバーを起動する者は、総務部長の任命した取扱職員が起動させる。

戸籍システムクライアント

取扱責任者

パスワードによる起動

システム使用状況リスト

クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者(総務課長)

バックアップ記録リスト

施錠ができる保管庫で保管

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管庫で管理する。

「戸籍総合システムブックレス」のプログラム

保護管理者

複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

本巣市戸籍情報に係るデータ保護管理要綱

平成16年2月1日 訓令甲第7号

(平成26年4月1日施行)